20 Tips dan Trik Excel untuk Mempercepat Pekerjaan Admin dan Finance

Excel masih menjadi salah satu tools yang paling sering digunakan dalam pekerjaan administrasi dan finance.

Mulai dari mencatat transaksi, membuat laporan bulanan, mengolah invoice, mengecek pembayaran, hingga membuat rekap data, banyak pekerjaan sehari-hari bergantung pada spreadsheet.

Masalahnya, pekerjaan di Excel bisa terasa lama jika hampir semua aktivitas dilakukan menggunakan mouse.

Padahal, ada banyak tips dan trik Excel sederhana yang dapat membantu pekerjaan menjadi lebih cepat.

Mulai dari shortcut keyboard hingga fitur bawaan yang sering terlewat, berikut beberapa trik Excel yang layak dikuasai oleh admin dan tim finance.

1. Gunakan Ctrl + Arrow untuk Berpindah Data dengan Cepat

Jika Anda bekerja dengan ratusan atau ribuan baris data, scrolling menggunakan mouse akan memakan waktu.

Gunakan:

Ctrl + ↓ untuk menuju bagian bawah kumpulan data.

Ctrl + ↑ untuk kembali ke bagian atas.

Ctrl + → dan Ctrl + ← untuk berpindah cepat secara horizontal.

Shortcut ini sangat berguna ketika mengecek laporan transaksi dengan banyak baris.

2. Pilih Banyak Data dengan Ctrl + Shift + Arrow

Jika ingin memilih data sampai baris atau kolom terakhir, Anda tidak perlu melakukan drag menggunakan mouse.

Gunakan:

Ctrl + Shift + ↓

Excel akan memilih data dari cell aktif hingga bagian akhir area data.

Trik ini berguna ketika Anda ingin:

• menyalin data;
• memberikan format;
• menghapus isi;
• atau membuat tabel.

3. Gunakan Ctrl + Space untuk Memilih Satu Kolom

Klik salah satu cell di kolom yang ingin dipilih.

Kemudian tekan:

Ctrl + Space

Seluruh kolom akan langsung terseleksi.

Untuk memilih satu baris penuh, gunakan:

Shift + Space

Shortcut ini berguna ketika Anda perlu memformat atau menghapus satu baris atau kolom dengan cepat.

4. Gunakan Ctrl + E untuk Flash Fill

Flash Fill adalah salah satu fitur Excel yang sangat membantu ketika Anda perlu mengubah pola data.

Misalnya Anda memiliki data:

Andi Saputra

Lalu Anda hanya ingin mengambil:

Andi

Ketik “Andi” pada baris pertama, kemudian tekan:

Ctrl + E

Excel akan mencoba mengenali pola dan mengisi baris berikutnya secara otomatis.

Flash Fill juga dapat digunakan untuk:

• memisahkan nama depan dan belakang;
• menyatukan data;
• merapikan nomor;
• atau membuat pola teks tertentu.

5. Gunakan Alt + = untuk AutoSum

Untuk menjumlahkan data, Anda tidak selalu harus mengetik formula SUM secara manual.

Pilih cell di bawah kumpulan angka lalu tekan:

Alt + =

Excel akan otomatis memasukkan formula SUM berdasarkan area data di sekitarnya.

Trik sederhana ini sangat berguna saat membuat:

• total invoice;
• total pengeluaran;
• total penjualan;
• atau rekap transaksi.

6. Gunakan Ctrl + 1 untuk Membuka Format Cells

Jika sering mengatur format angka, tanggal, currency, border, atau alignment, shortcut ini sangat berguna:

Ctrl + 1

Jendela Format Cells akan langsung terbuka.

Dari sini Anda dapat mengubah:

• Number;
• Currency;
• Accounting;
• Date;
• Percentage;
• Border;
• Alignment;
• dan berbagai format lainnya.

Bagi tim finance, shortcut ini sangat membantu karena format angka sering perlu disesuaikan.

7. Tekan F2 untuk Mengedit Cell

Daripada melakukan double-click pada sebuah cell, cukup pilih cell tersebut lalu tekan:

F2

Cursor akan langsung masuk ke dalam isi cell.

Shortcut ini sangat berguna saat Anda perlu memperbaiki formula atau teks tanpa menghapus seluruh isi cell.

8. Gunakan Ctrl + ; untuk Memasukkan Tanggal Hari Ini

Butuh memasukkan tanggal hari ini ke dalam laporan?

Gunakan:

Ctrl + ;

Excel akan langsung memasukkan tanggal saat ini ke dalam cell.

Trik ini berguna untuk:

• tanggal transaksi;
• tanggal pembayaran;
• tanggal pengecekan;
• atau log aktivitas.

9. Gunakan Ctrl + Shift + ; untuk Memasukkan Waktu

Jika Anda membutuhkan waktu saat ini, gunakan:

Ctrl + Shift + ;

Excel akan memasukkan waktu ke cell aktif.

Fitur ini berguna untuk pencatatan waktu aktivitas atau log operasional.

10. Gunakan Ctrl + D untuk Mengisi Data ke Bawah

Jika sebuah formula atau data ingin disalin ke beberapa cell di bawahnya, Anda tidak selalu perlu menarik fill handle.

Pilih cell sumber beserta cell tujuan.

Kemudian tekan:

Ctrl + D

Excel akan mengisi data ke bawah.

Untuk mengisi ke kanan, Anda bisa menggunakan:

Ctrl + R

Trik ini sangat membantu saat menyalin formula ke banyak baris.

11. Gunakan Ctrl + T untuk Mengubah Data Menjadi Table

Jika Anda sering mengelola daftar transaksi atau database sederhana, ubah data menjadi Excel Table.

Pilih area data lalu tekan:

Ctrl + T

Dengan Table, Anda mendapatkan beberapa keuntungan seperti:

• filter otomatis;
• format yang lebih rapi;
• formula lebih mudah diterapkan;
• penambahan baris lebih praktis;
• dan range data lebih mudah dikelola.

Ini sangat berguna untuk daftar invoice, pembayaran, vendor, maupun expense.

12. Aktifkan Filter dengan Ctrl + Shift + L

Tidak perlu selalu membuka menu Data untuk mengaktifkan filter.

Pilih data lalu tekan:

Ctrl + Shift + L

Filter akan langsung muncul pada header tabel.

Gunakan fitur ini untuk mencari data seperti:

• transaksi bulan tertentu;
• invoice belum dibayar;
• vendor tertentu;
• status pending;
• atau nominal di atas nilai tertentu.

13. Gunakan Freeze Panes agar Header Tetap Terlihat

Saat bekerja dengan ratusan baris, nama kolom biasanya menghilang ketika Anda scroll ke bawah.

Gunakan fitur:

View > Freeze Panes

Dengan begitu, header dapat tetap terlihat ketika Anda berpindah ke bagian bawah data.

Ini sangat membantu ketika spreadsheet memiliki banyak kolom seperti:

Tanggal | Invoice | Vendor | Deskripsi | Debit | Kredit | Status

Tanpa Freeze Panes, Anda bisa dengan mudah lupa arti sebuah kolom.

14. Gunakan Conditional Formatting untuk Menandai Data Penting

Conditional Formatting dapat membantu Anda menemukan data tertentu secara visual.

Misalnya:

• invoice overdue dibuat merah;
• transaksi bernilai besar dibuat kuning;
• pembayaran selesai dibuat hijau;
• angka negatif diberi warna berbeda.

Caranya:

Home > Conditional Formatting

Fitur ini sangat berguna karena Anda tidak perlu mengecek data satu per satu.

15. Gunakan Remove Duplicates untuk Menghapus Data Ganda

Data dari berbagai sumber terkadang memiliki duplikasi.

Daripada mengecek setiap baris secara manual, gunakan:

Data > Remove Duplicates

Pilih kolom yang ingin diperiksa, kemudian Excel akan membantu menghapus data duplikat.

Namun, selalu buat backup atau duplikasi worksheet terlebih dahulu jika Anda bekerja dengan data penting.

16. Gunakan XLOOKUP untuk Mencari Data

Salah satu pekerjaan admin dan finance yang sering dilakukan adalah mencari data dari tabel lain.

Contohnya:

Anda memiliki kode vendor dan ingin mengambil nama vendor.

Formula yang dapat digunakan:

=XLOOKUP(A2,Vendor!A:A,Vendor!B:B,"Tidak ditemukan")

Dengan formula tersebut, Excel mencari nilai pada A2 kemudian mengambil data yang sesuai dari tabel vendor.

XLOOKUP sangat berguna untuk:

• mencocokkan invoice;
• mengambil nama customer;
• mencari harga;
• mengecek kode akun;
• atau menyatukan data dari dua tabel.

Jika versi Excel Anda belum memiliki XLOOKUP, Anda masih dapat menggunakan VLOOKUP atau kombinasi INDEX dan MATCH.

17. Gunakan IF untuk Membuat Status Otomatis

Daripada mengetik status satu per satu, buat status berdasarkan kondisi.

Misalnya:

=IF(D2="Paid","Selesai","Belum Dibayar")

Excel akan otomatis menampilkan status berdasarkan nilai di cell D2.

Formula IF dapat digunakan untuk:

• status pembayaran;
• kategori transaksi;
• penilaian budget;
• pengecekan target;
• atau penanda data tertentu.

18. Gunakan SUMIF untuk Menjumlahkan Berdasarkan Kategori

Admin dan finance sering membutuhkan total berdasarkan kondisi tertentu.

Misalnya ingin menjumlahkan seluruh biaya untuk kategori “Transportasi”.

Gunakan:

=SUMIF(B:B,"Transportasi",C:C)

Formula ini akan menjumlahkan nilai di kolom C ketika kolom B memiliki kategori Transportasi.

SUMIF sangat berguna untuk membuat rekap biaya sederhana.

Untuk beberapa kondisi sekaligus, Anda dapat menggunakan SUMIFS.

19. Gunakan Ctrl + F untuk Mencari Data dengan Cepat

Saat workbook berisi ribuan data, jangan mencarinya satu per satu.

Tekan:

Ctrl + F

Kemudian masukkan data yang ingin dicari.

Contohnya:

• nomor invoice;
• nama vendor;
• nominal;
• nomor PO;
• atau customer.

Shortcut sederhana ini sering menghemat banyak waktu.

20. Gunakan PivotTable untuk Membuat Rekap dengan Cepat

Jika Anda memiliki ribuan transaksi dan perlu membuat ringkasan, PivotTable bisa sangat membantu.

Misalnya Anda memiliki data:

Tanggal	Divisi	Kategori	Nominal
1 Jan	Finance	Transport	500.000
2 Jan	Sales	Entertainment	750.000
3 Jan	Finance	Transport	250.000

Dengan PivotTable, Anda dapat dengan cepat melihat:

• total biaya per divisi;
• total pengeluaran per kategori;
• transaksi per bulan;
• atau perbandingan antarperiode.

Untuk membuatnya:

Insert > PivotTable

Kemudian tarik field yang dibutuhkan ke bagian Rows, Columns, Values, atau Filters.

Bonus: Shortcut Excel yang Layak Dihafalkan

Berikut beberapa shortcut yang paling berguna untuk pekerjaan sehari-hari:

Shortcut	Fungsi
Ctrl + C	Copy
Ctrl + V	Paste
Ctrl + X	Cut
Ctrl + Z	Undo
Ctrl + S	Save
Ctrl + F	Find
Ctrl + 1	Format Cells
Ctrl + Space	Pilih seluruh kolom
Shift + Space	Pilih seluruh baris
Ctrl + E	Flash Fill
Alt + =	AutoSum
Ctrl + T	Membuat Table
Ctrl + Shift + L	Mengaktifkan Filter
F2	Edit cell
Ctrl + ;	Masukkan tanggal

Tidak perlu menghafalkan semuanya sekaligus.

Mulailah dari tiga sampai lima shortcut yang paling sering digunakan dalam pekerjaan, lalu tambahkan secara bertahap.

Tips Agar Kerja di Excel Lebih Cepat

Menguasai Excel bukan berarti harus mengetahui ratusan formula.

Untuk pekerjaan harian, peningkatan kecil sering memberikan dampak besar.

Sebagai contoh:

Jika setiap hari Anda mencari data, pelajari shortcut navigasi dan filter.

Jika sering membuat laporan, kuasai PivotTable dan SUMIFS.

Jika banyak melakukan input data, gunakan Flash Fill, Table, dan keyboard shortcut.

Jika sering mencocokkan data, pelajari XLOOKUP.

Pilih fitur berdasarkan pekerjaan yang paling banyak menghabiskan waktu.

Kesimpulan

Tips dan trik Excel yang paling berguna bukan selalu fitur yang paling rumit.

Shortcut sederhana seperti Ctrl + E, Alt + =, Ctrl + T, hingga fitur seperti Filter, Conditional Formatting, XLOOKUP, dan PivotTable sudah dapat membantu pekerjaan admin dan finance menjadi lebih cepat.

Tidak perlu mempelajari semuanya dalam satu hari.

Mulailah dari beberapa trik Excel yang paling relevan dengan pekerjaan Anda, gunakan secara konsisten, lalu tambahkan teknik baru secara bertahap.

Semakin sedikit pekerjaan berulang yang dilakukan secara manual, semakin banyak waktu yang bisa digunakan untuk pekerjaan yang benar-benar membutuhkan analisis.