Checklist Persiapan Coretax untuk Perusahaan
Perubahan sistem administrasi perpajakan membuat perusahaan perlu melakukan lebih dari sekadar mempelajari cara menggunakan sebuah aplikasi.
Coretax membawa perubahan pada cara berbagai aktivitas administrasi perpajakan dilakukan secara digital dan terintegrasi. Karena itu, perusahaan perlu memastikan bahwa data, SDM, proses, SOP, akses, dan internal control sudah dipersiapkan dengan baik.
Persiapan yang kurang matang dapat membuat tim mengalami berbagai kendala, seperti kebingungan terhadap workflow, kesalahan input, keterlambatan proses, hingga pekerjaan administratif yang berulang.
Sebaliknya, persiapan yang terstruktur dapat membantu perusahaan beradaptasi dengan lebih baik.
Lalu, apa saja yang perlu disiapkan?
Artikel ini menyediakan checklist persiapan Coretax untuk perusahaan yang dapat digunakan oleh Tax, Finance, Accounting, HR/Admin terkait, Supervisor, maupun Management.
Mengapa Perusahaan Perlu Mempersiapkan Coretax?
Coretax bukan hanya berhubungan dengan bagian pajak.
Dalam banyak perusahaan, proses perpajakan berkaitan erat dengan transaksi bisnis yang melibatkan beberapa departemen.
Contohnya:
Sales
↓
Transaksi penjualan
Finance
↓
Invoice dan pembayaran
Accounting
↓
Pencatatan transaksi
Tax
↓
Administrasi perpajakan
Artinya, ketika terdapat perubahan dalam administrasi perpajakan, dampaknya dapat dirasakan oleh beberapa fungsi.
Karena itu, perusahaan perlu mempersiapkan Coretax dari empat sisi:
People + Process + Technology + Control
Checklist 1: Pastikan Data Perusahaan Sudah Siap
Data merupakan salah satu komponen paling penting dalam administrasi perpajakan.
Sebelum menjalankan proses menggunakan Coretax, perusahaan perlu memastikan data yang digunakan sudah diperiksa.
Checklist Data
☐ Data identitas wajib pajak sudah diperiksa
☐ Data perusahaan sudah sesuai
☐ Data terkait pihak yang bertransaksi telah diperiksa
☐ Data transaksi tersedia
☐ Data invoice tersedia
☐ Dokumen pendukung tersedia
☐ Data accounting dapat ditelusuri
☐ Data perpajakan dapat direkonsiliasi
☐ Data lama yang masih relevan telah ditinjau
Jangan menganggap data sudah benar hanya karena sudah tersedia dalam sistem.
Data perlu divalidasi.
Kesalahan data pada tahap awal dapat menimbulkan pekerjaan tambahan pada tahap berikutnya.
Checklist 2: Identifikasi Siapa Saja yang Terlibat
Perusahaan perlu menentukan siapa saja yang memiliki keterkaitan dengan proses Coretax.
Jangan hanya menunjuk satu orang dari bagian Tax.
Buat pemetaan berdasarkan proses.
Contohnya:
| Fungsi | Potensi Keterlibatan |
| Tax | Administrasi perpajakan |
| Accounting | Pencatatan dan rekonsiliasi |
| Finance | Invoice dan pembayaran |
| Sales | Data transaksi penjualan |
| Purchasing | Data transaksi pembelian |
| Admin | Dokumen dan administrasi |
| Management | Review dan monitoring |
Tidak semua perusahaan memiliki struktur yang sama.
Namun, prinsipnya adalah:
Setiap pihak yang menghasilkan atau menggunakan data terkait perpajakan perlu memahami perannya.
Checklist 3: Tentukan PIC dan Backup PIC
Salah satu risiko yang sering diabaikan adalah ketergantungan terhadap satu orang.
Misalnya hanya satu Tax Staff yang memahami seluruh proses Coretax.
Jika orang tersebut tidak tersedia, proses dapat terganggu.
Karena itu, perusahaan perlu menentukan:
☐ PIC utama
☐ Backup PIC
☐ Reviewer
☐ Approver jika diperlukan
☐ PIC untuk koordinasi kendala
Contoh sederhana:
| Proses | PIC | Backup | Reviewer |
| Administrasi Tax | Tax Staff | Tax Staff 2 | Tax Supervisor |
| Rekonsiliasi | Accounting | Accounting Staff | Accounting Supervisor |
| Payment | Finance | Finance Staff 2 | Finance Manager |
Struktur aktual harus disesuaikan dengan organisasi masing-masing.
Checklist 4: Evaluasi Hak Akses Pengguna
Sistem digital membutuhkan pengelolaan akses yang baik.
Perusahaan perlu memastikan bahwa setiap pengguna memiliki akses sesuai dengan tanggung jawabnya.
Checklist Access Management
☐ Daftar pengguna sudah dibuat
☐ Hak akses setiap pengguna sudah ditentukan
☐ Pengguna yang sudah tidak bertugas telah ditinjau aksesnya
☐ Pembagian tugas sudah jelas
☐ Proses input dan review dipisahkan jika diperlukan
☐ Approval memiliki otorisasi yang jelas
☐ Akses pengguna direview secara berkala
Hal ini penting untuk menjaga internal control.
Prinsip sederhananya:
Orang yang melakukan input tidak selalu menjadi orang yang melakukan approval.
Checklist 5: Petakan Workflow Perpajakan
Jangan langsung fokus pada menu atau fitur.
Mulailah dengan memahami proses bisnis.
Buat tax process mapping.
Contohnya:
Transaksi
↓
Invoice
↓
Dokumen Pajak
↓
Input/Administrasi
↓
Review
↓
Approval
↓
Pembayaran
↓
Pelaporan
↓
Rekonsiliasi
Setelah workflow dibuat, identifikasi:
- siapa yang bertanggung jawab;
- dokumen apa yang diperlukan;
- data apa yang digunakan;
- kapan proses dilakukan;
- siapa yang melakukan review;
- bagaimana jika terjadi kesalahan.
Dengan cara ini, perusahaan dapat melihat hubungan antara Coretax dan proses bisnis secara menyeluruh.
Checklist 6: Review SOP Perpajakan
Apakah perusahaan masih menggunakan SOP yang dibuat sebelum perubahan sistem?
Jika iya, lakukan review.
Checklist SOP
☐ SOP perpajakan sudah diinventarisasi
☐ Workflow telah dibandingkan dengan proses yang berlaku
☐ PIC sudah diperbarui
☐ Approval sudah diperiksa
☐ Dokumen pendukung sudah diperiksa
☐ Proses review sudah jelas
☐ Proses rekonsiliasi sudah dijelaskan
☐ Prosedur koreksi sudah tersedia
☐ SOP sudah dikomunikasikan kepada pengguna
SOP yang baik harus menjawab:
Siapa melakukan apa, kapan, dengan data apa, melalui proses apa, dan siapa yang melakukan review?
Checklist 7: Pastikan Finance dan Accounting Siap
Coretax tidak berdiri sendiri.
Data perpajakan memiliki hubungan erat dengan transaksi dan pencatatan keuangan.
Karena itu, Finance dan Accounting juga perlu memahami dampaknya.
Pastikan:
☐ Tim Accounting memahami hubungan transaksi dan pajak
☐ Tim Finance memahami dokumen yang berkaitan dengan pembayaran
☐ Rekonsiliasi sudah memiliki PIC
☐ Perbedaan data dapat ditelusuri
☐ Dokumen transaksi tersedia
☐ Proses pencatatan dan administrasi pajak dapat dibandingkan
Hal ini penting untuk mencegah kondisi:
“Data di Accounting berbeda dengan data administrasi pajak.”
Jika perbedaan muncul, harus ada mekanisme untuk menemukan penyebabnya.
Checklist 8: Persiapkan Tax Team
Tax team tentu menjadi salah satu kelompok utama dalam implementasi Coretax.
Pastikan mereka memahami:
☐ Konsep dasar Coretax
☐ Workflow administrasi perpajakan
☐ Proses yang berkaitan dengan pekerjaan mereka
☐ Data yang dibutuhkan
☐ Dokumen pendukung
☐ Proses review
☐ Rekonsiliasi
☐ Prosedur koreksi
☐ Penanganan kendala
☐ Perkembangan ketentuan terbaru
Yang perlu diperhatikan adalah training jangan hanya berisi:
“Klik menu ini, kemudian klik menu itu.”
Peserta juga perlu memahami mengapa proses tersebut dilakukan.
Checklist 9: Berikan Training Coretax
Training merupakan salah satu bagian penting dari persiapan perusahaan.
Sebelum training, perusahaan dapat melakukan assessment sederhana:
☐ Siapa yang sudah memahami Coretax?
☐ Siapa yang belum memahami?
☐ Proses apa yang paling sulit?
☐ Kesalahan apa yang sering terjadi?
☐ Departemen mana yang membutuhkan training?
☐ Apakah kebutuhan staff berbeda dengan manager?
Dari assessment tersebut, perusahaan dapat menentukan materi training.
Training untuk Staff
Fokus pada:
- penggunaan;
- workflow;
- dokumen;
- praktik.
Training untuk Supervisor
Fokus pada:
- review;
- monitoring;
- control;
- troubleshooting.
Training untuk Manager
Fokus pada:
- risk;
- compliance;
- workflow;
- monitoring;
- dampak terhadap bisnis.
Dengan pendekatan berbasis jabatan, training menjadi lebih relevan.
Checklist 10: Siapkan Internal Control
Perubahan sistem merupakan kesempatan untuk mengevaluasi internal control.
Perusahaan dapat memeriksa:
☐ Segregation of duties
☐ Access control
☐ Approval
☐ Review
☐ Rekonsiliasi
☐ Dokumentasi
☐ Monitoring
☐ Audit trail
Jangan hanya bertanya:
“Apakah prosesnya sudah bisa dilakukan?”
Tanyakan juga:
“Apakah prosesnya sudah memiliki kontrol yang memadai?”
Ini penting terutama bagi perusahaan yang memiliki volume transaksi tinggi atau struktur organisasi yang kompleks.
Checklist 11: Siapkan Proses Rekonsiliasi
Rekonsiliasi sebaiknya menjadi bagian dari workflow, bukan pekerjaan yang baru dilakukan ketika muncul masalah.
Tentukan:
☐ Apa yang direkonsiliasi
☐ Siapa PIC
☐ Siapa reviewer
☐ Frekuensi rekonsiliasi
☐ Format rekonsiliasi
☐ Cara mencatat selisih
☐ Cara menyelesaikan selisih
Contohnya, perusahaan dapat melakukan perbandingan antara:
Data transaksi
vs.
Data accounting
vs.
Dokumen pajak
Jika ditemukan perbedaan, lakukan investigasi.
Checklist 12: Siapkan Prosedur Jika Terjadi Kendala
Tidak semua kendala dapat dicegah.
Karena itu, perusahaan juga perlu memiliki prosedur penanganan masalah.
Checklist Troubleshooting
☐ PIC kendala sudah ditentukan
☐ Masalah dicatat
☐ Screenshot atau dokumentasi error disimpan jika relevan
☐ Kronologi dicatat
☐ Penyebab dianalisis
☐ Tindak lanjut ditentukan
☐ Penyelesaian didokumentasikan
☐ Masalah berulang dievaluasi
Dengan dokumentasi yang baik, perusahaan dapat membangun knowledge base untuk masalah yang pernah terjadi.
Checklist 13: Tentukan Mekanisme Monitoring
Setelah implementasi berjalan, pekerjaan belum selesai.
Perusahaan perlu melakukan monitoring.
Beberapa indikator yang dapat dipantau:
- jumlah error;
- jumlah koreksi;
- waktu penyelesaian;
- perbedaan hasil rekonsiliasi;
- keterlambatan proses;
- masalah akses;
- kendala pengguna.
Tujuannya bukan mencari siapa yang salah.
Tujuannya adalah mengetahui:
“Bagian mana dari proses yang perlu diperbaiki?”
Checklist 14: Pastikan Tim Mengikuti Perubahan Informasi
Administrasi perpajakan dapat mengalami perubahan.
Karena itu, perusahaan perlu memiliki mekanisme untuk memantau informasi terbaru.
Tentukan:
☐ PIC monitoring
☐ Sumber informasi resmi
☐ Mekanisme distribusi informasi
☐ Review dampak perubahan
☐ Update SOP
☐ Update training jika diperlukan
Gunakan informasi resmi dari DJP dan peraturan yang berlaku sebagai dasar dalam mengambil keputusan perpajakan.
Checklist 15: Lakukan Simulasi Sebelum Proses Berjalan Penuh
Salah satu cara yang dapat membantu perusahaan adalah melakukan simulasi.
Gunakan contoh transaksi yang umum terjadi.
Misalnya:
Simulasi Penjualan
Sales → Invoice → Tax Administration → Accounting → Payment → Reconciliation
Simulasi Pembelian
Purchase → Vendor Document → Tax Administration → Accounting → Payment → Reconciliation
Tujuannya adalah menemukan masalah sebelum proses berjalan dalam volume besar.
Checklist Lengkap Persiapan Coretax Perusahaan
Berikut checklist yang dapat langsung digunakan oleh perusahaan:
A. Data
☐ Data perusahaan diperiksa
☐ Data transaksi tersedia
☐ Data pihak terkait diperiksa
☐ Dokumen pendukung tersedia
☐ Data dapat direkonsiliasi
B. People
☐ PIC ditentukan
☐ Backup PIC ditentukan
☐ Reviewer ditentukan
☐ Pengguna sudah diidentifikasi
☐ Kompetensi pengguna dievaluasi
C. Access
☐ Daftar pengguna dibuat
☐ Hak akses ditentukan
☐ Segregation of duties diperiksa
☐ Akses lama direview
D. Process
☐ Workflow dipetakan
☐ Proses antar departemen dipahami
☐ Titik kontrol ditentukan
☐ Proses koreksi tersedia
E. SOP
☐ SOP direview
☐ PIC diperbarui
☐ Approval diperbarui
☐ SOP dikomunikasikan
F. Training
☐ Training Coretax dilakukan
☐ Materi disesuaikan dengan jabatan
☐ Simulasi dilakukan
☐ Evaluasi pemahaman dilakukan
G. Control
☐ Review tersedia
☐ Approval tersedia
☐ Rekonsiliasi tersedia
☐ Monitoring tersedia
☐ Dokumentasi tersedia
H. Monitoring
☐ Error dicatat
☐ Kendala dianalisis
☐ Perbaikan dilakukan
☐ Informasi terbaru dipantau
Siapa yang Bertanggung Jawab atas Persiapan Coretax?
Persiapan Coretax sebaiknya tidak dibebankan kepada satu departemen saja.
Idealnya, perusahaan membentuk koordinasi lintas fungsi.
Misalnya:
Management
→ menentukan arah dan memastikan kesiapan organisasi.
Tax
→ mengelola aspek administrasi perpajakan.
Accounting
→ memastikan pencatatan dan rekonsiliasi.
Finance
→ memastikan keterkaitan transaksi dan pembayaran.
IT/Admin
→ mendukung aspek sistem dan akses sesuai kebutuhan.
Dengan koordinasi tersebut, implementasi dapat dilihat sebagai bagian dari business process, bukan sekadar proyek perpajakan.
5 Kesalahan dalam Persiapan Coretax yang Perlu Dihindari
Meskipun sudah membuat checklist, ada beberapa kesalahan yang tetap perlu diperhatikan.
1. Hanya Fokus pada Sistem
Perusahaan lupa mempersiapkan pengguna.
2. Training Dilakukan Terlambat
Karyawan baru belajar ketika sudah menghadapi transaksi nyata.
3. Tidak Melakukan SOP Review
Proses baru tetapi SOP masih menggunakan workflow lama.
4. Tidak Ada Backup PIC
Pengetahuan terkonsentrasi pada satu orang.
5. Tidak Ada Monitoring
Masalah berulang tanpa dianalisis akar penyebabnya.
Persiapan yang baik seharusnya bersifat proaktif, bukan menunggu masalah muncul.
Bagaimana Mengetahui Apakah Perusahaan Sudah Siap?
Gunakan penilaian sederhana.
Berikan skor:
0 = Belum tersedia
1 = Sudah tersedia tetapi belum optimal
2 = Sudah tersedia dan berjalan
Contohnya:
| Area | Skor |
| Data | 0–2 |
| People | 0–2 |
| Access | 0–2 |
| Process | 0–2 |
| SOP | 0–2 |
| Training | 0–2 |
| Internal Control | 0–2 |
| Reconciliation | 0–2 |
| Monitoring | 0–2 |
Semakin banyak area mendapatkan skor rendah, semakin besar kebutuhan perusahaan untuk melakukan persiapan tambahan.
Assessment ini bukan pengganti evaluasi kepatuhan perpajakan, tetapi dapat menjadi initial readiness check.
Mengapa Training Coretax Sebaiknya Disesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan?
Setiap perusahaan memiliki kondisi berbeda.
Perusahaan trading tentu memiliki workflow berbeda dengan perusahaan jasa.
Perusahaan dengan satu entitas juga berbeda dengan perusahaan yang memiliki beberapa entitas.
Karena itu, training Coretax yang efektif sebaiknya mempertimbangkan:
- industri;
- struktur organisasi;
- jenis transaksi;
- fungsi peserta;
- workflow;
- tingkat pemahaman;
- kebutuhan perusahaan.
Dengan demikian, peserta tidak hanya belajar teori.
Mereka belajar berdasarkan situasi pekerjaan yang mereka hadapi.
NEMA Academy: Mempersiapkan Tim Perusahaan Menghadapi Coretax
Kesiapan Coretax bukan hanya tentang apakah perusahaan sudah memiliki akses ke sistem.
Pertanyaan yang lebih penting adalah:
Apakah tim sudah memahami prosesnya?
Apakah SOP sudah siap?
Apakah data sudah diperiksa?
Apakah internal control sudah memadai?
Apakah setiap orang memahami tanggung jawabnya?
NEMA Academy dapat membantu perusahaan mempersiapkan SDM melalui training Coretax yang disesuaikan dengan fungsi dan kebutuhan organisasi.
Program dapat ditujukan untuk:
- Tax;
- Finance;
- Accounting;
- Admin;
- Supervisor;
- Manager;
- Business Owner.
Pendekatan training dapat menghubungkan:
Regulasi → Proses → Sistem → Praktik → Control
Sehingga peserta tidak hanya mengetahui cara menggunakan Coretax, tetapi juga memahami bagaimana Coretax berkaitan dengan pekerjaan dan proses bisnis perusahaan.
Bagi perusahaan yang membutuhkan persiapan lebih menyeluruh, training juga dapat menjadi bagian dari proses review workflow, SOP, dan kesiapan internal.
Kesimpulan
Persiapan Coretax untuk perusahaan tidak cukup hanya dengan mempelajari sistem.
Perusahaan perlu memastikan bahwa seluruh komponen pendukung sudah siap.
Mulai dari:
Data
People
Access
Process
SOP
Training
Internal Control
Reconciliation
Monitoring
Dengan menggunakan checklist persiapan Coretax, perusahaan dapat mengetahui area mana yang sudah siap dan area mana yang masih membutuhkan perhatian.
Yang paling penting, jangan menunggu sampai terjadi kesalahan untuk mulai melakukan persiapan.
Semakin siap people dan process, semakin mudah perusahaan beradaptasi dengan perubahan sistem administrasi perpajakan.
Dan pada akhirnya, keberhasilan implementasi Coretax bukan hanya ditentukan oleh teknologi.
Tetapi juga oleh seberapa siap orang yang menggunakannya.
Sudahkah perusahaan Anda melakukan Coretax Readiness Check?
NEMA Academy siap membantu perusahaan mempersiapkan training Coretax untuk Tax, Finance, Accounting, Supervisor, dan Management sesuai kebutuhan organisasi.
Butuh training perpajakan untuk tim Anda?
NEMA Academy merancang in-house training dan pendampingan yang disesuaikan dengan kebutuhan organisasi Anda. Konsultasikan kebutuhan tim Anda langsung dengan kami.